國家積極倡導(dǎo)促進(jìn)文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)發(fā)展的這幾年，也是北京天下鳳凰文化傳播有限公司（以下簡稱北京天下鳳凰）轉(zhuǎn)型及快速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)間段。時(shí)至今日，服務(wù)于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)諸多頂級客戶，并已具有相當(dāng)規(guī)模的北京天下鳳凰面對不斷變化的市場競爭格局，面臨新的選擇。

作為在中國起步較晚的文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)，近幾年來產(chǎn)業(yè)增長明顯。行業(yè)低端市場競爭激烈，高端市場競爭聚焦優(yōu)秀的創(chuàng)意設(shè)計(jì)能力和豐富的重大項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，這為優(yōu)秀品牌的壯大和成為集中方向提供了良好的機(jī)遇。而已經(jīng)具備高端市場競爭兩大特點(diǎn)的北京天下鳳凰，此時(shí)也正面臨從自然生長向穩(wěn)步提升發(fā)展的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

于是，在北京天下鳳凰總經(jīng)理?xiàng)顤|海的心目中，在擁有做成諸多行業(yè)經(jīng)典項(xiàng)目成就感的同時(shí)，也有著實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，以更高起點(diǎn)謀求長足發(fā)展的焦慮。這其中小到日常運(yùn)作中的千頭萬緒：無法清晰地核算及有效控制項(xiàng)目成本；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)分割，數(shù)據(jù)孤島；供應(yīng)商付款管理不規(guī)范；旗下四個(gè)公司沒有辦法進(jìn)行統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算等等。大到實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級，以更大的視野不斷提升服務(wù)前沿行業(yè)領(lǐng)先客戶的能力，贏得市場競爭先機(jī)。

在多年尋找解決方案未果之后，2017年北京天下鳳凰邂逅 SAP Business ByDesign。也正是得益于這款融匯全球最佳實(shí)踐的云解決方案所給予的信心，使得一個(gè)「小而美」公司穩(wěn)步壯大的夢想，此時(shí)已經(jīng)轉(zhuǎn)化成了北京天下鳳凰觸手可及的目標(biāo)。

快速成長下的管理極限

北京天下鳳凰文化傳播有限公司成立于2006年，主要業(yè)務(wù)包括組織文化藝術(shù)交流活動(dòng)，承辦展覽展示，會(huì)議服務(wù)，市場營銷策劃，設(shè)計(jì)、制作及廣告代理等等。早年服務(wù)于汽車、旅游等行業(yè)客戶，曾經(jīng)策劃及執(zhí)行過數(shù)個(gè)業(yè)內(nèi)知名的項(xiàng)目，包括煙雨張家界、鳳凰藝術(shù)年年展等。2012年，公司轉(zhuǎn)型至深耕互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，6年來，服務(wù)了包括百度在內(nèi)的多家互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)先企業(yè)，在業(yè)內(nèi)贏得口碑的同時(shí)，公司的規(guī)模和營收也得到了大幅的增長。

尤其是在2016、2017兩年間，公司的服務(wù)項(xiàng)目由原來的幾十個(gè)增加到150個(gè)以上，團(tuán)隊(duì)規(guī)模翻倍。與之相應(yīng)的是公司上下游供應(yīng)商數(shù)量上升至100多個(gè)，營業(yè)額近一個(gè)億。

在這種背景下，公司對內(nèi)管理和對外業(yè)務(wù)拓展遇到了諸多挑戰(zhàn)。首當(dāng)其沖的是成本的控制管理。對于公司的活動(dòng)業(yè)務(wù)，常規(guī)從項(xiàng)目開始到結(jié)束都會(huì)有一個(gè)立項(xiàng)單，包括客戶的基本信息以及項(xiàng)目的所有成本。由于活動(dòng)在執(zhí)行的過程中，具體項(xiàng)目的變化因素會(huì)比較多，數(shù)據(jù)孤島的問題日益嚴(yán)重。150多個(gè)立項(xiàng)單涉及到采購和付款，如果不能實(shí)時(shí)地體現(xiàn)這種變化，采購和財(cái)務(wù)誤操作的可能性就會(huì)比較大，在天下鳳凰也曾經(jīng)發(fā)生過錯(cuò)付款、重復(fù)提交采購申請這樣的事情。

與此同時(shí)，人工管理或者單個(gè)系統(tǒng)管理帶來的管理透明化障礙，使得業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)溝通的工作量非常大，賬務(wù)核對麻煩且復(fù)雜。當(dāng)然，還有一個(gè)力量不可忽視，那就是北京天下鳳凰在服務(wù)行業(yè) TOP 公司的過程中，客戶公司管理的規(guī)范，以及對于服務(wù)品質(zhì)，服務(wù)響應(yīng)的高要求，也成為推動(dòng)北京天下鳳凰規(guī)范化管理的主要?jiǎng)恿Α?/span>

在尋找解決方案的過程中，北京天下鳳凰接觸過一些管理軟件，但最終發(fā)現(xiàn)并不能解決公司核心的問題。一個(gè)偶然的機(jī)會(huì)，同是 SAP 用戶的知名營銷傳播公司 Topline 的一位管理者向楊東海極力推薦 SAP 系統(tǒng)。一方面基于標(biāo)桿同行的自發(fā)推薦；另一方面楊東海個(gè)人曾經(jīng)為 SAP 公司提供過相應(yīng)的服務(wù)，對其管理理念、管理系統(tǒng)有良好的印象。

更重要的是，SAP Business ByDesign 在開展系統(tǒng)性復(fù)雜項(xiàng)目管理方面具有突出優(yōu)勢。依托 SAP 四十多年豐富經(jīng)驗(yàn)的積累、重塑財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程的能力，以及基于領(lǐng)先商業(yè)分析技術(shù)，提高企業(yè)決策和行動(dòng)效率的深入洞察，使得原本就對 SAP 品牌頗有好感的楊東海，有了「夢里尋他千百度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處」的輕松。

而提供項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)的北京奧維奧科技有限公司長期致力于企業(yè)管理信息化建設(shè)。作為 SAP 的合作伙伴，奧維奧憑借優(yōu)秀業(yè)績和眾多成功上線的樣板客戶多次獲得 SAP 授予的最佳實(shí)施服務(wù)商的榮譽(yù)。

于是，北京天下鳳凰與奧維奧團(tuán)隊(duì)合作實(shí)施 SAP Business ByDesign 成為水到渠成的事情。

立竿見影的項(xiàng)目成果

在接受采訪時(shí)，北京天下鳳凰 SAP Business ByDesign 實(shí)施上線不久，但系統(tǒng)上線的一些效應(yīng)，已經(jīng)通過操作方式的改變顯現(xiàn)了出來。

效應(yīng)一：整合性。首先，SAP Business ByDesign 系統(tǒng)，可以將各分子機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)整合到同一個(gè)系統(tǒng)中，使得北京天下鳳凰旗下的四家公司，可以通過一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核算。同時(shí)，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的打通，使得財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門核對的工作量大大減少，提高了工作效率。

效應(yīng)二：透明度。SAP Business ByDesign 幫天下鳳凰實(shí)現(xiàn)了所有業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中清晰可控的運(yùn)轉(zhuǎn)。項(xiàng)目進(jìn)展、人員投入、成本費(fèi)用、項(xiàng)目往來清晰可見。尤其是項(xiàng)目的收入及成本歸集，使得項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)往來更加清晰。而對于項(xiàng)目組和項(xiàng)目人員的考評考核，通過系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)的獲取信息，進(jìn)行分析。撇開了以往人手一張表格，做一項(xiàng)工作就填一項(xiàng)，經(jīng)過一個(gè)時(shí)間段再進(jìn)行匯總分析的方式。方便團(tuán)隊(duì)績效考核的同時(shí)，對團(tuán)隊(duì)的科學(xué)管理也提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。

效應(yīng)三：規(guī)范化。系統(tǒng)對操作提出了更高的要求，規(guī)避了人為影響的因素，團(tuán)隊(duì)工作效率也得到前所未有的提升。讓楊東海比較有感覺的是公司員工的費(fèi)用審批流程，以及外部供應(yīng)商的付款流程、發(fā)票流程。通過流程優(yōu)化和重塑，工作下沉到了各個(gè)部門，在總經(jīng)理這個(gè)結(jié)點(diǎn)，只需結(jié)合公司實(shí)際情況對流程做出審批即可。這不僅減少了工作，也使得公司的管理層可以隨時(shí)查看企業(yè)運(yùn)營情況，及時(shí)做出符合市場現(xiàn)狀的決策。

除了系統(tǒng)本身功能帶來的效益，實(shí)施團(tuán)隊(duì)奧維奧顧問在項(xiàng)目實(shí)施過程中，對于北京天下鳳凰的主要業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化。同時(shí)，基于北京天下鳳凰業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對于「立項(xiàng)單」可修改等個(gè)性化需求，在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了修改和定制開發(fā)。

對北京天下鳳凰來說，2018年年底雖然忙碌，但基于 SAP 系統(tǒng)產(chǎn)出的效應(yīng)，讓企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)相對以往有序且效率得到了很大的提升。而仍處于動(dòng)態(tài)優(yōu)化中的諸多業(yè)務(wù)流程，也使得2019年對于北京天下鳳凰來說，比往年更值得期待。

以規(guī)范管理及服務(wù)品質(zhì)

成就「小而美」公司的穩(wěn)步成長

運(yùn)營企業(yè)十幾年，楊東海深刻意識到中國中小企業(yè)的發(fā)展及管理，基本上都會(huì)經(jīng)歷從不規(guī)范到規(guī)范的成長過程。但當(dāng)企業(yè)成長到一定的程度，尤其是處于從生存向發(fā)展過渡的節(jié)點(diǎn)上，精細(xì)化管理、提高工作效率是企業(yè)快速成長的根基；而企業(yè)主勢必要從業(yè)務(wù)的管理者向企業(yè)管理者轉(zhuǎn)型；財(cái)務(wù)管理也需要能夠滿足企業(yè)發(fā)展的訴求，保證企業(yè)運(yùn)營的規(guī)范合法化。而這一切，都需要有一個(gè)有著成熟前瞻管理理念、完善的功能、敏捷易操作的管理系統(tǒng)來提供支持。

楊東海的夢想是能象一些德國企業(yè)那樣，成就一家高品質(zhì)的公司，不一定是一座商業(yè)帝國，但可以成為細(xì)分領(lǐng)域的樣板。這應(yīng)該也是其選擇具有德國血統(tǒng)的 SAP 系統(tǒng)的理由之一。而可預(yù)見的是，SAP Business ByDesign 的上線，為這個(gè)夢想轉(zhuǎn)化為一個(gè)發(fā)展的目標(biāo)，提供了新起點(diǎn)。